Priročnik za obvladovanje težavnih interakcij na delovnem mestu

Težavne interakcije so tako kot lepota pogosto v očeh opazovalca. Morda se vam zdi, da je vodja, ki hitro govori, preveč odkrit, medtem ko vaša kolegica, ki želi 'samo dejstva', rada dela z njo. Vedenja se pogosto zdijo težka, če so drugačna od naših ali pa nas ovirajo pri zadovoljevanju potreb. Tudi razlike v delovnih stilih ali vrednotah lahko povzročijo težave. Prav tako lahko situacije, v katerih imajo člani ekipe različne cilje in cilje. Različni temeljni vzroki težavnih interakcij bodo podrobneje obravnavani kasneje.

Ali je vredno vašega časa?

Vedno je pomembno vzdrževati dobre delovne odnose, vendar niso vsi odnosi ali interakcije enako pomembni. Ko razmišljate o izboljšanju delovnih odnosov, imejte v mislih pomen vsakega odnosa za vas – dolgoročno in kratkoročno. Če imate težave s stilom dela pomočnika vašega vodje in se morate z njim dnevno pogovarjati o kritičnih zadevah, ima ta odnos visoko prednost. Nižjo prednost pa bi dali reševanju nesoglasij s kolegom, ki je bil premeščen iz projekta.

Kaj je v napoto?

Učenje obvladovanja težavnih interakcij prinaša ogromne koristi, vendar zahteva trdo delo. Ovire za uspešno reševanje segajo od neprepoznavanja problema, do napačnih prepričanj, do psihološkega strahu pred določenimi situacijami.

Glavni vzroki težavnih interakcij in njihove rešitve

Ko zaznate, da določeno vedenje povzroča težave, poskusite ugotoviti vzrok zanj. Sledi nekaj primerov.

Problem 1

Težave zaznavate drugače kot druga oseba. Na primer, zaznavate navodila višjega vodstva kot pomembnejša od člana ekipe.

Zakaj tako vidijo?

Vsak od nas dojema dogodke na svoj način in to oblikuje naše razumevanje sveta. Na primer, če ste doživeli odpuščanje, lahko berete napoved vodstva o širitvi zelo drugače kot nekdo, ki nikoli ni izgubil službe. Ko se osredotočamo na dejavnike, ki se nam zdijo najpomembnejši, iščemo dokaze, ki podpirajo naša stališča. In naše vedenje izhaja iz tega razumevanja.

Spol, delovne vloge in delovne izkušnje lahko vplivajo na perspektivo. Starodobnik, ki je v podjetju zaposlen že 27 let in ve, kako se stvari vedno delajo, bo imel zelo drugačno perspektivo od novega zaposlenega, ki je pravkar končal poslovno šolo.

Rešitev 1

Ko delate z vedenjem, ki se vam zdi težko, je pomembno, da se pozanimate ali vsaj domnevate o perspektivi drugega. Ko ste sposobni priznati drugo stališče in ceniti, kako druga oseba dojema situacijo, se lahko premaknete k rešitvi.

Recimo, da ugotovite, da vztrajnost nekoga pri delu na vprašanju, ki se vam zdi nepomembno, temelji na njenem dojemanju, da je situacija kritična – to spoznanje vam lahko pomaga, da začnete usklajevati svoje razlike.

Problem 2

Motivirajo vas različni nameni. Vas motivira kakovost, sodelavca pa dosežek.

Zakaj se druga oseba obnaša tako?

Da bi razumeli vedenje nekoga, morate razumeti, kaj to osebo motivira. Nanj lahko vpliva več kot en vzrok, vendar vedno obstaja prevladujoč.

Delovno vedenje je pogosto motivirano s potrebo po:

• dokončati delo takoj. Na primer, nekdo, ki meni, da je dokončanje prednostna naloga, morda nima potrpljenja, da bi čakal na dodatne podrobnosti.
• dokončati delo brez napak. Nekdo, ki želi dokončati projekt brez napak, lahko zadrži informacije ali ima težave pri sprejemanju hitrih odločitev.
• graditi odnose med delom. Nekdo, ki se rad razume, bo morda težko dal iskrene povratne informacije.
• pridobiti priznanje za delo. Nekdo, ki hrepeni po priznanju, lahko poskuša razširiti svoje projektne odgovornosti na odmevno področje, da bi si zagotovil priznanje.
• izogibajte se kaznovanju ali neodobravanju med delom. Nekdo, ki se želi izogniti neodobravanju, se lahko zelo potrudi, da bi se izognil tveganju.

Vsaka motivacija ima svoje pluse in minuse. Resnične težave se ponavadi začnejo, ko potrebe ljudi niso izpolnjene. Na primer, ljudje, ki imajo veliko potrebo po razumevanju, imajo lahko težave pri uveljavitvi zaradi strahu, da jim ne bodo všeč.

Rešitev 2

Ko veste, kaj nekoga motivira, mu lahko poskusite ugoditi v obojestransko korist. Uporabite lahko tudi tisto, kar veste o drugi osebi, da predvidite, kako lahko vidva najbolje sodelujeta.

Kako obravnavati potrebe drugih ljudi

Težava

Delaš in komuniciraš drugače. Radi imate vsa vprašanja odprta, vendar se vaš vodja raje ukvarja z vprašanji eno za drugo.

Zakaj on ali ona to počne tako?

Ljudje imajo prednost pri delu in komunikacijskih stilih. Nekateri slogi seveda dobro delujejo skupaj, drugi pa so v nasprotju.

Spodaj so štirje prednostni slogi z opisi in podrobnostmi o tem, kako delujejo. Ugotovite, kateri je najbolj podoben vam in kateri se zdi najbolj podoben drugi osebi v vaši interakciji.

rešitev

Ko ugotovite svoj delovni slog in stil sogovornika, se lahko osredotočite na to, kako se prilagoditi željam drug drugega.

Tipi osebnosti in njihove funkcije

Težava

Vaše vedenje spodbuja negativno vedenje. Na primer, vaša pazljivost na roke projekta povzroči, da član ekipe prevzame manj odgovornosti za doseganje mejnikov.

Kaj sem naredil, da sem vplival na to, da so se tako obnašali?

Vedenja ne delujejo ločeno. So reakcije na nekaj ali nekoga. Nihče ne more prisiliti nekoga drugega, da nekaj stori ali čuti, vendar je vseeno pomembno, da priznate svojo vlogo pri vplivanju na vedenje drugega.

rešitev

Ko se zavedate, kaj počnete, kar vodi do neželenega vedenja pri nekom drugem, se temu poskusite izogniti ali naredite nekaj drugega. Vplivanje na vedenje je dinamičen proces – pogosto lahko takoj vidite, kaj deluje. Če torej ne dosežete želenih rezultatov, poskusite nekaj drugega.

Kako delati z različnimi stili dela

Ali bi morali vedno poskušati delati s težavnimi oblikami vedenja?

Ne. Nekatera vedenja je pretežko obravnavati v poslovnem okolju ali pa izplačilo ni dovolj, da bi upravičilo čas, porabljen za to. Razmislite o možnih rezultatih in ugotovite, ali je vaš čas vreden tega.

Razumem vedenje druge osebe, vendar kljub temu ne uživam v delu z njim. Kaj lahko naredim?

Ne pozabite, da bi se morali osredotočiti na rezultate in delovni odnos. Ni nujno, da vam je oseba všeč, da se vam zdi vredno obravnavati njeno težavno vedenje. Pogovor naj bo osredotočen na rezultate in na to, kako izboljšati delovni odnos. Dva človeka lahko delata zelo učinkovito, ne da bi si bila všeč.

Ko je temeljni vzrok situacija

Kadar je težava situacija in ne nujno določeno vedenje, morate učinkovito komunicirati, da bi uskladili razlike in dosegli dogovore.

Najprej poslušaj

'Najprej poslušaj' pomeni osredotočanje na odprtost in neobsojanje, medtem ko druga oseba razlaga svoje razloge. Tovrstno poslušanje pomaga ustvariti jasnejše razumevanje namere osebe. Prav tako lahko zgradi zaupanje in medsebojno spoštovanje.

Pokažite, da poskušate sodelovati z nekom

• Odložite presojo tako, da ohranite svoj um odprt za druga stališča
• Premišljeno prisluhnite besedam in namenu. Delaj zapiske.
• Parafrazirajte, kar ste slišali, da preverite razumevanje. Na primer: 'Slišim, da govoriš ....'
• Postavite vprašanja za pojasnila. Na primer: »Kaj konkretno glede mojega priporočila vidite kot težavo?

Usklajevanje razlik: vprašanja, stališča in interesi

Ko ljudje zavzamejo različna stališča o vprašanju in se jih trdno držijo, se timsko delo ustavi. Ključ do uskladitve razlik je razumevanje perspektive druge osebe s postavljanjem odprtih vprašanj in razjasnitev vaše perspektive z razlago vaše utemeljitve.

Uporabite vprašanja za odkrivanje zanimanj

Običajno ljudje vedo, kaj je težava, ki povzroča težave, in kakšno je njihovo stališče do tega. Vendar pa se morda ne zavedajo osnovnih interesov, ki oblikujejo njihov položaj. Če želite odkriti ta zanimanja, morate postavljati odprta vprašanja. Na primer: 'Zakaj mi niste pripravljeni dati toliko časa za dopust, kot ga imajo drugi vodje oddelkov?'

Uporabite sklepanje, da ugotovite svoje stališče

Prav tako morate biti sposobni razložiti svoje temeljne interese. Navedite svoje stališče, podatke, ki ga podpirajo, in učinek tega, kar predlagate. Izvabite reakcijo druge osebe na vašo razlago.

Ko so vaši interesi in interesi druge osebe jasno razumljeni, lahko oba začneta iskati ustvarjalne rešitve.

Osnovni koraki za ravnanje s težavnimi interakcijami

• Ugotovite glavni vzrok
• Izberite strategijo glede na glavni vzrok.
• Izvedite strategijo.
• Spremljajte učinkovitost svoje strategije

Ugotovite temeljni vzrok

Težavne interakcije lahko nastanejo zaradi:

• dve osebi različno dojemata vedenje, težavo ali situacijo
• dve osebi motivirajo različni interesi
• dve osebi imata različne stile dela
• vedenje ene osebe spodbuja negativno vedenje druge osebe.

Izberite strategijo na podlagi temeljnega vzroka

• Poskusite razumeti težko interakcijo z vidika druge osebe.
• Postavljajte odprta vprašanja, da odkrijete motive druge osebe.
• Kadar je glavni vzrok vedenje, prepoznajte osnovno čustvo – strah, zaskrbljenost itd. – in to priznajte drugi osebi.
• Kadar je glavni vzrok delovni stil, poskusite prilagoditi svoje vedenje tako, da boste z drugo osebo komunicirali tako, kot se ona ali on počuti najbolj udobno.
• Ko je glavni vzrok vaše lastno vedenje, ga spremenite.
• Ko je vir težav situacija, si prizadevajte odkriti interese druge osebe in sporočite tudi svoje.

Spremljajte učinkovitost svoje strategije

• Med izvajanjem pozorno poslušajte.
• Dajte drugi osebi možnost, da odgovori.

Koraki za spremembo lastnega vedenja

• Prepoznajte vedenje, ki vam ni všeč pri drugi osebi.
• Preučite, katera sprememba v vašem vedenju bo verjetno zmanjšala težko vedenje druge osebe.
• Raziščite vrednote in dojemanja, zaradi katerih se težko spremenite.
• Izberite eno območje, v katerem lahko sprejmete drugo osebo.
• Svojo strategijo izvajajte počasi.
• Pozorno opazujte morebitne spremembe v vedenju druge osebe – poskrbite, da boste takšne spremembe nagradili.

Koraki za pripravo na težavno interakcijo

• Skupaj določite namen interakcije.
• Opišite vse dogodke, ki vplivajo na to interakcijo.
• Ugotovite želene končne rezultate in morebitne ovire, ki obstajajo.
• Bodite pripravljeni opisati, kaj se bo zgodilo, če težave ne odpravite.

Koraki za uporabo komunikacijskih tehnik za uskladitev razlik

• Uporabite tehnike aktivnega poslušanja, da izrazite svoje zanimanje.
• Odkrijte temeljne interese vsake osebe
• Vprašajte in predlagajte, kako rešiti težavo.

Uporabite tehnike aktivnega poslušanja, da izrazite svoje zanimanje

• Odložite lastne reakcije in prisluhnite nameram in občutkom druge osebe.
• Sprva ne vpletajte lastnih mnenj v pogovor.
• Parafraziraj, kar slišiš.
• Preverite morebitne neizrečene domneve ali občutke druge osebe

Odkrijte temeljne interese vsakega posameznika

• Jasno izrazite svoje dojemanje in utemeljitev.
• Preverite razumevanje.
• Prosite drugo osebo, naj pojasni svoje stališče.
• Priznajte stališče druge osebe.

Vprašajte in dajte predloge za rešitev težave

• Začnite z majhnimi dogovori.
• Delajte z eno idejo naenkrat.
• Osredotočite se na strinjanje, ne na nestrinjanje

Nasveti za učinkovito poslušanje

• Odloži sodbo
• Parafraziraj, kar je rekla druga oseba
• Postavljajte odprta vprašanja.
• Ohranite očesni stik in uporabljajte govorico telesa, ki kaže na dojemljivost.

Nasveti za ohranjanje učinkovitih delovnih odnosov

• Poudarite pristop k skupnemu reševanju problemov.
• Bodite dostopni.
• Sprejmi ljudi takšne kot so.
• Težave z odnosi naj bodo ločene od težav s procesi.
• Bodi odprtega duha.
• Uravnotežite razum s čustvi
• Uporabite aktivno poslušanje, da sprašujete, poslušate in razumete drugo osebo
• Preden se odločite za dejanje, se posvetujte z drugimi
• Zanašajte se na prepričevanje, da pridete do dogovorov

Nasveti za odzivanje na moteče vedenje

• Konfliktom se ne morete izogniti, lahko pa upravljate z njihovimi izidi
• Težavno vedenje obravnavajte kot skupno težavo
• Vzpostavite dogovor o ključnih vprašanjih. Delajte v sedanjem času – izogibajte se sklicevanju na pretekle napake
• Naj vas ne ujame politika oko za oko.

Nasveti za delo s posebnimi težavnimi oblikami vedenja

Nasveti za ravnanje z vedenjem, specifičnim za vlogo

Nasveti za obvladovanje težavnega vedenja neposrednega podrejenega

Pred interakcijo:

• Jasno izrazite svoja pričakovanja.
• Mentalno se pripravite – vadite, kako se lahko nadaljuje.
• Za nasvet se obrnite na tretjo osebo

Med interakcijo:

• Vzeti pavzo.
• Štejte do 10, če odmor ni mogoč.
• Priznajte svoja čustva in se o njih pogovarjajte.
• Sprejmite odgovornost za vedenje, če je primerno.

Nasveti za obvladovanje težavnega vedenja sodelavca

• Skupaj rešujte težavo, da ugotovite, ali vas lahko skupni cilji navdihnejo za boljše sodelovanje.
• Delite zasluge, da zmanjšate poudarek rivalstva.
• Podajte povratne informacije o težavah, za katere menite, da predstavljajo težavo.

Nasveti vašega vodje za ravnanje s težavnim vedenjem

• Razmislite, ali se oseba zaveda vpliva svojega vedenja.
• Poskusite ugotoviti, ali vaše osnovno dojemanje o vašem delu ovira skupno delo.

Najboljša hrana za s seboj

Zdaj veste skoraj vse, kar je treba vedeti o obvladovanju konfliktov na delovnem mestu. Ne pozabite, da je vsaka situacija drugačna, vendar običajno lahko dobra komunikacija in poskušanje prepoznavanja vzroka težave pomagata veliko hitreje rešiti težave.

Imate kakšne nasvete za obvladovanje težkih interakcij na delovnem mestu? Sporočite nam v komentarjih spodaj!

Ta vsebina je točna in resnična po avtorjevem najboljšem vedenju in ni mišljena kot nadomestilo za uradne in individualizirane nasvete kvalificiranega strokovnjaka.